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最終アウトプット(請求書)を意識した日報システム作り

今回はマクロではないのですが、前職のデータ集計の見本みたいなのが転がっていたのでざっくり紹介します。

最終アウトプットを意識した日報システム作り

Excelはサブテーマになりますが、VLOOLUP関数やピボットテーブルという集計方法を知って思いついたシステムになります。

新システム導入以前の日報は「●月▲日:製品A 8h」の1行でした(日報じゃなくて勤怠管理だよそれはwww)

修理業務も頻繁に入り、集計にかける工数なんてアホらしいじゃないですか。

当時色々考えたのですが、作業者本人が都度クラウド上に行動を記録できる「nanoty」というクラウド型日報システムを導入しました。

クラウド型日報システム「nanoty ナノティ 」 - 2,000社以上が体験

バーコードなどもあるらしいですが、そんなものの導入予算はないので月額\500/人のサービスが限界です。

ここの運用方法というか記法について、試行錯誤がありましたが、原価計算や請求書という最終アウトプットを意識して、中継であるExcelcsvの構造を考えた書き方の指導をしてきました。

スマホをお持ちでない年輩の方には作業明細シートに転記しやすい形のフォーマットで紙をお渡しして、後から手作業でPCに転記していきます。

システム作りのベースは修理代請求の形式

作業者、集計者、営業、全体の関節工数を最小化することを目的としたシステム作りを考えた当時の計算表はざっくり以下のような形式になります。

シート構成

まとめ

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最終アウトプットである請求書に載せるレベルの解像度にまとめた明細です。

ピボットテーブルというものを使って、作業明細を分類別にまとめたものです。

作業明細

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日報のcsvファイルから該当案件のみフィルタにかけてExcelにペーストしたものです。

日付は特に使いませんが時間は工数算出に使います。

内容や基本的には明細です。内容と分類に矛盾がないかなどのチェック程度に使います。

時間、単価、工賃はこんな感じで関数を入れてあります。 f:id:yoshino-ya:20180715061858p:plain

余談ですが、Ctrl+Shift+@で関数の表示/非表示の切替ができます。

作業別単価

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作業明細内のVLOOKUP関数の参照用です。

各作業別に単価設定をしていました。(工賃列の数値はテキトーにぼかしました)

部品

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こちらは仕入金額に掛け率を乗じて販売金額に換算するところです。

(画像だと超ボッタクリの掛け率になっていますがお気になさらず)

実際の集計作業

紙→PC転記と工場聴取は別以外は、こんな感じでほぼペースト作業だけで済ませていたと記憶しています。

  1. 日報のcsvファイルから該当案件のみフィルタにかけてExcelにペーストする

  2. スマホ持ちでない年輩の方の紙データをざっくり転記する(手作業)

  3. 日報の不足データがあれば工場に聴取しに行く

  4. 部品の明細を入力する

  5. まとめのピボットテーブルを更新する(Alt+F5)

  6. 集計結果を営業へ渡す

まとめ

いきなり作り込もうとすると途中で訳がわからなくなったりある人にとっては良いものでも他の人にとっては使いづらいものになることがあります。

軌道に載せるまでが大変ですが、前職で達成感を得られた例として一番印象に残っている例として紹介させて頂きました。

新卒入社3年目の中盤くらいから半年程度かけて作ったものです。会社にもよりますが、そんな若造でも会社のシステムをごっそり変えていける力があるんです

このことが皆さんの背中の後押しにお力添えできればこの上なく嬉しく思います。